Le Régime de retraite des foyers d’accueil et établissements connexes (le RRFAEC ou le Régime) s’est engagé à protéger la vie privée de ses participants et à préserver leurs renseignements personnels. Dans le cadre de cet engagement, nous avons adopté la présente déclaration de confidentialité afin de régir les dispositions que nous prenons faisons relativement à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels concernant les participants du RRFAEC, leurs conjoints et leurs bénéficiaires.
Le RRFAEC définit les renseignements personnels d’une manière très générale et considère que tous les renseignements sur une personne identifiable sont des renseignements personnels, exception faite du nom, du titre, et de l’adresse et du numéro de téléphone au travail. Autrement dit, le RRFAEC considère comme étant personnels les renseignements qui ne figureraient normalement pas sur la carte d’affaires de quelqu’un.
En formulant cette déclaration de confidentialité, nous avons revu à fond nos pratiques et réexaminé les raisons pour lesquelles nous recueillons, utilisons et conservons certains renseignements personnels.
Nous vous invitons à passer en revue les 10 principes de notre déclaration de confidentialité. Si vous avez des inquiétudes à propos des renseignements personnels que nous avons à votre sujet, n’hésitez pas à communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée, qui est chargé de surveiller et de promouvoir la conformité du RRFAEC à cette déclaration de confidentialité.
Le RRFAEC a toujours accordé la plus haute importance à la protection de la confidentialité des renseignements personnels des participants du Régime. Avec cette déclaration de confidentialité, nous renouvelons notre engagement à protéger votre vie privée et à sauvegarder les renseignements personnels des participants du Régime et de leurs proches qui sont en la possession du RRFAEC.
Le RRFAEC est responsable des renseignements personnels dont il a le contrôle.
L’agent de la protection de la vie privée est chargé de surveiller et de promouvoir la conformité à la présente déclaration de confidentialité.
Nous avons établi des politiques et des procédures pour mettre en place la déclaration de confidentialité, notamment en :
- adoptant des politiques et procédures visant à protéger les renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons afin d’administrer le Régime;
- exiger des tiers qui fournissent des services au NHRIPP de respecter les termes de la présente Déclaration de confidentialité;
- exigeant des tiers qui fournissent des services au RRFAEC qu’ils se conforment aux modalités de la présente déclaration de confidentialité;
- instaurant des procédures pour répondre aux demandes de renseignements et aux plaintes relatives à l’obtention, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels par le RRFAEC;
- fmontrant à notre personnel l’importance de protéger les renseignements personnels qu’il contrôle;
- informant les participants du Régime à propos des renseignements personnels que le RRFAEC recueille, utilise ou divulgue.
Nous recueillons auprès de vous, de votre employeur et d’autres sources les renseignements personnels dont nous avons besoin pour administrer le Régime, notamment pour :
- consigner et valider avec exactitude les cotisations reçues des employeurs;
- créditer ces cotisations à chacun des participants du Régime;
- traiter les demandes de prestations
- traiter les demandes de prestations;
- communiquer des informations sur le PRSNH
- déterminer les prestations auxquelles les participants du Régime et leurs bénéficiaires ont droit;
- communiquer de l’information sur le RRFAEC;
- comprendre et analyser vos besoins en matière de rentes et développer des services pour vous informer de ce à quoi vous avez droit;
- évaluer la qualité du service que nous fournissons;
- respecter les lois applicables.
Nous demanderons votre consentement express avant d’obtenir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels à des fins autres que l’administration du Régime, sauf tel qu’autorisé par la loi.
Tous les membres des unités de négociation dont les conventions collectives exigent de cotiser au RRFAEC sont tenus de participer au Régime. Les renseignements que vous, votre employeur et d’autres fournissent relativement au Régime sont recueillis, utilisés ou divulgués en vertu de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario), de la Loi de l’impôt sur le revenu (Canada) et de la convention collective applicable. En participant au RRFAEC, vous donnez implicitement votre consentement à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués pour les besoins de l’administration du Régime, consentement que vous ne pouvez reprendre.
Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin pour les fins indiquées, et nous ne le ferons que par des moyens honnêtes et légaux.
Nous obtenons et conservons, entre autres renseignements personnels, pour les besoins de l’administration du RRFAEC le taux salarial et les heures de travail, l’âge, les coordonnées, le sexe, l’état matrimonial ou la situation de famille, le numéro d’assurance sociale, les revenus de retraite, les renseignements fiscaux, l’historique de travail, la date de décès et la date de retraite d’un participant du Régime, ainsi que des renseignements sur son conjoint, son ex-conjoint, ses survivants ou ses bénéficiaires.
Nous allons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels uniquement pour les fins décrites, et nous ne les conserverons que le temps nécessaire pour l’administration du Régime.
Si nous souhaitons utiliser ou divulguer vos renseignements personnels pour d’autres fins que l’administration du RRFAEC, nous obtiendrons d’abord votre consentement express, sauf tel qu’autorisé par la loi.
Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels à d’autres organisations ou personnes.
Nous ferons tous les efforts raisonnables pour tenir à jour et exacts les renseignements personnels fournis à l’Administration du Régime.
Nous allons protéger vos renseignements personnels au moyen de mesures de protection et de sécurité adaptées à leur sensibilité.
Nous ferons tous les efforts raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation et la modification non autorisés.
Vous pouvez obtenir sur demande de l’information sur nos politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée concernant vos renseignements personnels.
Sur demande écrite de votre part, nous vous aviserons des renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons à votre sujet, et nous vous donnerons accès à ces renseignements. Vous pouvez remettre en question l’exactitude et l’exhaustivité de ces renseignements, et demander à ce qu’ils soient modifiés le cas échéant. Nous consignerons vos préoccupations si elles ne sont pas résolues à votre satisfaction.
Nous répondrons à votre demande d’accès dans les 30 jours. Il n’y aura pas de frais pour les demandes d’accès raisonnables de ce genre.
Sur demande écrite de votre part, nous vous divulguerons notre dossier contenant vos renseignements personnels et nous vous rendrons compte de la source des renseignements, de leur utilisation et de leur divulgation à des tiers.
Il pourrait arriver que nous ne puissions vous donner accès à une partie ou la totalité de vos renseignements personnels dans certaines circonstances, notamment si les renseignements :
- coûtent excessivement cher à fournir;
- contiennent des références à d’autres personnes;
- ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques ou des questions de sécurité;
- sont visés par le secret professionnel de l’avocat ou un privilège relatif au litige.
Les demandes d’information concernant notre déclaration de confidentialité peuvent être adressées à :
Agent de la protection de la vie privée
Régime de retraite des foyers d’accueil et établissements connexes
105, Commerce Valley Drive
West
Bureau 310
Thornhill (Ontario)
L3T 7W3
Téléphone : (905) 889-6200 ou 1-800-287-4816 (sans frais) Téléc. : (905) 889-7313
Courriel : privacyofficer@nhripp.ca
Les plaintes concernant la conformité à notre déclaration de confidentialité peuvent être adressées à notre agent de la protection de la vie privée, qui est le président du Conseil des fiduciaires. Le nom du président se trouve sur le site web du RRFAEC à www.nhripp.ca.
Nous répondrons à toutes les demandes d’information et plaintes relatives au traitement des renseignements personnels. Si une plainte s’avère fondée, nous prendrons des mesures appropriées. Les procédures à suivre pour les plaintes peuvent être obtenues auprès de l’agent de la protection de la vie privée.
